Ocasionalmente cuando una empresa cuenta con mas de 10 colaboradores a quienes se les paga planes de datos y minutos, suele invertirse un monto alrededor de $50USD por cada uno. En este articulo veremos como una plataforma de telefonía digital o PBX Digital, puede generar ahorros significativos a una empresa mejorando la seguridad y teniendo un mayor control sobre las comunicaciones de la misma.

IMPORTANTE: Aunque conocemos muchas tecnologías aplicadas en sistemas de comunicación análoga, nos enfocaremos principalmente en empresas donde su rol no es ser un centro de llamadas, BPO, etc.

PBX Digital vs PBX Análoga

Antes de entender los beneficios de la PBX digital, debemos realizar un análisis de las diferencias entre las PBX tradicionales (Análoga) contra las PBX Digitales.

Una PBX Análoga son comúnmente visibles en empresas que están hace más de 15 años en el mercado y en su momento, contaron con mas de 10 colaboradores trabajando. Este tipo de  PBX normalmente requieren tener un equipamiento tecnológico para poder desplegar sus extensiones siendo cuartos dedicados para su implementación como se muestra en la imagen siguiente.

De acuerdo a esto se pueden presentar algunas de sus desventajas:

1. Capacidad de crecimiento limitada por el cuarto donde se encuentra instalado y la cantidad de lineas contratadas.
2. Dos canales telefónicos por linea, si se requieren mas canales de comunicación, es necesario contratar más lineas telefónicas. Se recalca el hecho que un canal telefónico, hace referencia a la cantidad de llamadas que esta en capacidad de soportar por línea.
3. Funcionalidades Limitadas. Muchas PBX análogas cuentan con funcionalidades que debieron ser implementadas para no quedar desfasadas en comparación con las PBX Digitales,  pero aun siguen siendo muy limitadas. Por Ejemplo, el IVR o el menú de atención principal no es algo con lo que se contaba hace 15 o 20 años y debía de comprarse por aparte el equipo. Hoy ya vienen en dichos sistemas pero la grabación de llamadas sus detalles, reenvío, etc., ya no están en capacidad de ser soportadas y en caso de que sí, deben de ser adquiridas por separado.
4. No permite movilidad o Smart-working.
5. Difícilmente adaptables a nuevas exigencias.

Aunque, no todo puede ser malo, las PBX Análogas tiene ciertas ventajas en comparación con las PBX Digitales:

1. El costo del mantenimiento es menor.
2. Los equipos son de menor costo.
3. Ubicación fácil de repuestos.

Ahora, la PBX Digital son una solución que aprovecha todas las ventajas al utilizar las comunicaciones por medios digitales (Internet, LAN, etc.) como por ejemplo:

1. Calidad superior de la comunicación.
2. Mejora la seguridad y confidencialidad de las comunicaciones.
3. Reducción de costos por llamada.
4. Mayor cantidad de llamas simultaneas.
5. Redundancia en Comunicaciones.
6. Utiliza el mismo cableado o red inalámbrica que los computadores, reduciendo de esta manera costos de implementación y mantenimiento.
7. Movilidad al permitir que los usuarios se conecten a su extensión telefónica sin importar donde se encuentren.

Visualicemos en la siguiente imagen:

Aun así, las PBX Digitales, adicional de contar con las funcionalidades de las PBX Análogas, cuentan con otras estupendas funcionalidades como:

1. Buzón de voz al correo electrónico.
2. Grabación de Llamadas.
3. IVR Enrutadores y Transaccionales.
4. Detalles de Llamada.
5. Planes de marcación avanzados.
6. Decisión de llamada por menor costo.

¿Si los costos de administración y operación de una PBX Análoga son menores, por que se recomienda una PBX Digital como una alternativa económica?

Antes que nada, debemos remitirnos al hecho de que una empresa sin comunicación es una empresa que no vende, en pocas palabras «no existe». Por tal motivo, si su sistema de comunicación es efectivo (Entrega llamadas a la personas al departamento o área, en el momento y cuando debe ser), la empresa tendrá una mejor recepción de las comunicaciones tanto para sus clientes internos como externos.

Ahora, teniendo lo anterior como premisa, si la empresa opta por una solución análoga por menores costos de gestión, mantenimiento y administración, tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Si parte del trabajo de un comercial es por fuera de la empresa, ¿como lo contactan los clientes?; la respuesta mas sencilla es tener un equipo celular con minutos, pero de esta forma se esta perdiendo control de la información que brindan los clientes al colaborador de la compañía. La movilidad tecnológica es necesaria y debe poderse aplicar en cualquier momento y lugar como parte de la comunicación y obtención de la información.
2. ¿Que sucede si un cliente potencial o una importante firma que desea contratarlo llama fuera del horario laboral ?, la posible respuesta para este ejemplo, es que el cliente potencial o la firma escriba un correo; pero ¿y si no?., ¿estaría dispuesto a asumir ese riesgo?,  la respuesta podría ser habilitar un buzón de voz, pero seamos sinceros: una pequeña porción de la población escucha los mensajes de voz dejados en sus sistemas telefónicos fijos hoy en día. Si le dijéramos que, este buzón es posible enviarlo a su correo electrónico para no perder el contacto utilizando una PBX Digital, es más fácil que abramos un correo electrónico y escuchemos el audio.

Ahora bien, es claro el hecho de que una empresa Debe de tener el control total de las comunicaciones de sus colaboradores así como también es un hecho que el SmartWorking (La evolución del teletrabajo) poco a poco se esta imponiendo por colaboradores cada vez mas móviles.

El Siguiente Paso…

Es una decisión difícil, pero veamos una comparación sencilla a nivel de costos, teniendo en cuenta una empresa con 15 Colaboradores.

Los valores relacionados en la anterior tabla, son valores obtenidos según nuestra experiencia en centros de contacto, por tal motivo su valor puede variar dependiendo de la empresa, cantidad de extensiones, funcionalidades, tecnologías y procesos de atención.

Como se evidencia en la tabla, los costos de implementación una PBX Digital, son más elevados que una Análoga, pero dichos costos pueden ser amortizados al mediano o largo plazo al generar ahorros a nivel de comunicación en la inversión inicial. En este sentido es donde la PBX Digital gana a la PBX Análoga en costos, sin olvidar las funcionalidades adicionales que estas nos puede llegar a brindar para ahorrar costos relacionados con planes de minutos para nuestros colaboradores, obteniendo control total de la información, tema que puede ser validado en nuestro vídeo complementario que encabeza el articulo.

Si se encuentra animado o animada a implementar una PBX Digital en su empresa, recuerde que siempre cuenta con el asesoramiento completamente gratuito con SUGE3K su mejor aliado en soluciones tecnológicas.

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