En esta entrega, enmarcada en nuestra serie de artículos sobre migración y soluciones OpenSource (Articulo 1, Articulo 2, Articulo 3, Articulo 4, Articulo 5), abordamos el proceso de transición de Microsoft Office a LibreOffice teniendo en cuenta los recientes incrementos de costos de licenciamiento y donde cada vez la dependencia de la suite ofimatica de Microsoft es reducida, la inversion en licenciamiento se podria tornar un gasto innecesario. Este contenido puede servir de guía para migraciones desde cualquier versión de Office y desde cualquier sistema, siempre que se planifique y ejecute de forma estratégica.

Un pequeño ejemplo que te ayudará a la decisión

Dentro de nuestras recientes consultorías, hemos logrado reducir el costo de licenciamiento hasta un 50%, pasando de pagar $12.5USD mensuales a $6USD por licencia, y tomando como ejemplo nuestro último proceso de migración:

• Identificamos usuarios, cargos y procesos donde no requerían la licencia de Microsoft 365 Standard, solo requerian la Basic. Entre los perfiles identificados se encontraban, asistenciales, agentes de servicio (call center), perfiles operacionales.
• De 200 Licencias, 170 eran elegibles para reducir el costo de inversión en licenciamiento, ya que existen procesos y áreas donde su día a día no se los permite.

En nuestro caso anterior, el cliente logro pasar de pagar $2.500USD mensuales a $1.395USD, y teniendo en cuenta que los presupuestos son anuales, se logra ahorrar $13.260USD al año.

Cabe resaltar que en este caso, el cliente tiene un servicio de soporte integral y acompañamiento a los usuarios de manera mensual durante el primer año, lo que permite que la transición y el proyecto de migración se haga de manera satisfactoria, pagando la mitad del presupuesto ahorrado.

Riesgos de una Migración Mal Planificada

Uno de los errores más frecuentes –afectando a más del 80% de las empresas– es asumir que migrar es tan simple como instalar la nueva solución y deshacerse de la anterior, confiando en que los usuarios se adaptarán solos. Este enfoque simplista no solo compromete la productividad, sino que también puede generar costos inesperados que obliguen a la empresa a reinvertir para volver al software previo.

• Intento de migración sin planificación: Se invierte tiempo del equipo técnico sin un objetivo definido.
• Decepción y pérdida de productividad: La falta de un plan de trabajo organizado genera frustración en los usuarios y afecta la operatividad.
• Regreso al software anterior: Se desperdicia inversión en tiempo y recursos, debiendo reinstalar la solución previa.
• Problemas de licenciamiento: Es posible que se pierdan las claves, forzando la compra de nuevas licencias y, en ocasiones, la actualización del hardware y sistema operativo.
• Incremento de costos reales: Es probable que la empresa haya perdido las llaves/claves de la licencia del software anterior y requiera nuevamente comprar las licencias del software, y como, también es muy probable que la versión que utilizaba la empresa ya no se encuentre en el mercado, la obliguen a invertir en equipos, licencias de Windows y licencia del Software.

Una migración mal gestionada puede implicar una inversión superior al doble de lo inicialmente previsto, afectando tanto el presupuesto como la eficiencia operativa.

Motivos Estratégicos para Migrar

Es fundamental identificar los impulsores que justifican el cambio a LibreOffice. Entre ellos destacan:

• Ahorro y Optimización de Costos: Muchos empresarios visualizan la migración como una solución para reducir gastos, pero es esencial comprender que solo con un proceso planificado se materializan los ahorros.
• Independencia Tecnológica: Adoptar LibreOffice permite desvincularse de proveedores únicos, facilitando mejoras continuas basadas en estándares internacionales y garantizando libertad para innovar en el futuro.
• Privacidad y Seguridad: A diferencia del Microsoft Office, LibreOffice desactiva por defecto la recolección de datos, ofreciendo a los usuarios la opción de activarla solo bajo su criterio, lo que mejora la protección de la información sensible.
• Compromiso Ético y Filosófico: Apoyar el software libre significa contribuir a una comunidad que persigue el bien común, reforzando la imagen corporativa de empresas socialmente responsables.
• Decisión Estratégica, No un Impulso: La migración debe fundamentarse en razones sólidas y medibles. Un cambio impulsivo puede interpretarse como una decisión gerencial desconectada de la realidad operativa, generando resistencia interna.

Elementos Clave para una Migración Exitosa

Recomendamos ver el anterior articulo donde hablamos de cual es el proceso adecuado para ejecutar y armar un plan de migración. Ver Aquí

1. Nunca Instale la versión de desarrollo o pruebas: LibreOffice normalmente, tiene disponible para su descarga, dos versiones, siendo la última la menos recomendada para entornos empresariales, ya que esta incluye funcionalidades que aun están bajo pruebas y pueden afectar la estabilidad de la herramienta. Por este motivo, LibreOffice tiene la otra versión, la cual es la recomendada para entornos productivos. En la página de descarga aparecen las 2.
2. Pruebe por lo menos un mes en la estación de trabajo técnica para identificar de primera mano las necesidades: Antes de aventurarse a instalar LibreOffice, es muy recomendable instalarla en la computadora de los técnicos de sistemas, ya que estos probaran en mayor medida la solución para identificar probables inconsistencias, mejoras o adaptaciones que requieran hacerse para obtener el máximo provecho de la solución.
3. Arme un plan de capacitación para todo el personal involucrado: Consideramos que es uno de los puntos más críticos en cualquier proceso de migración, capacitar al personal involucrado en el uso de la plataforma es muy importante y se recomienda antes de iniciar. Recomendamos que se capacite por áreas según se vayan a migrar, y no todo de una vez, ya que entre mas tiempo se pase entre la capacitación y la migración, el conocimiento se va desvaneciendo.
4. Inicie con las posiciones de trabajo no criticas: Como por ejemplo, las estaciones de trabajo de las asistentes, secretarias, auxiliares, del personal de mantenimiento, etc. Son los que menos herramientas «programadas» utilizan, y son los mas factibles a migrar.
5. Instale de forma paralela al Office el LibreOffice: No elimine Microsoft Office cuando instale LibreOffice, solo defina como predeterminado este último sobre los archivos de ofimática, de esta manera podremos reaccionar más rápido ante cualquier queja del usuario y darle una solución con base a comparaciones.
6. Reciba retroalimentación constante, por lo menos una vez al día: Es tedioso, pero es importante saber que piensan los usuarios, que han encontrado, que desean y como podemos darle solución. No esta de más armar una Wiki con todo lo que se evidencie y la solución, de esta manera reduciremos notablemente las solicitudes al departamento de TI.
7. Continué con los usuarios entusiastas, normalmente los Millenials: Este tipo de usuarios están dispuestos a aprender cosas nuevas todos los días, pero, son exigentes en la productividad, así que, si no tenemos claros los posibles problemas que se puedan presentar (Información recolectada en las retroalimentaciones y Wiki) y su solución definitiva, este entusiasmo se convierte en nuestro peor enemigo.
8. Termine con los usuarios complejos: Normalmente son de alta gerencia, coordinadores, supervisores, o mayores de 35 Años, estos usuarios son muy complejos, nunca tienen tiempo, están en su zona de confort, no desean cambiar nada y normalmente su prepotencia no nos deja realizar una migración satisfactoria. Estos usuarios no van a las capacitaciones por falta de «Tiempo», no reciben capacitación personalizada por que no tienen «Tiempo», pero vamos el que quiere puede. A Causa de este tipo de usuario la migración puede alargarse, pero se verán obligados a utilizar LibreOffice ya que internamente en la compañía ya mas de la mitad lo están usando con los formatos de documentos abiertos, formatos que Microsoft Office odia. Cuando pase esto, el usuario solicitara ayuda y tendrá tiempo para recibir la capacitación, por que en cierta medida su comodidad depende de ello. Lo anterior realmente es la forma agresiva de llevarlo a cabo, pero no es la mejor, así que se recomienda, recordarle las ventajas al usuario, costo beneficio, ventajas competitivas, beneficios para ellos (Cambio de escritorio, silla, monitor), etc.
9. Desinstale el Office: Emmm, si, eliminar y ya.

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