La realización de una encuesta o formulario de captura de información podría considerarse algo simple y sencillo de realizar, pero no tener en cuenta los siguientes puntos, podrá ocasionar que los resultados esperados no sea el esperado, por este motivo, vamos a dar unas simples recomendaciones antes de la elaboración de la misma.

Estas recomendaciones aplican para cualquier plataforma, ya sea para formularios simples y básicos como los realizados con Google Forms o Microsoft Forms, o formularios avanzados y empresariales realizados con Survey Monkey, Gizmo Survey ó LimeSurvey.

Cual es el Objetivo del Formulario y el Público

Es lo primero que debe definirse y consolidar, de esto depende la estructura, preguntas y estadísticas a generar. Sin un objetivo claro generará retrasos en la salida a producción así como resultados no satisfactorios, perdida de dinero y tiempo por un objetivo no definido adecuadamente.

Definir el publico objetivo ayudará a tener claridad cuales serán y el modo de las preguntas que se van a realizar, ya que no se puede esperar tener buenos resultados con un formulario de más de 5 preguntas para realizar una encuesta a personal gerencial.

Define las y tipos de Preguntas que se Deben Realizar

Restringir la pregunta con un determinado tipo, hará que la estadística sea mas real y fácil de analizar, ya que existe una estandarización de las respuestas, en cambio, si se dejan todas las preguntas abiertas dificultara su posterior análisis y entrega de resultados.

También las preguntas a realizar son muy importantes para no entorpecer la compresión por parte del usuario sobre el formulario, un ejemplo seria, si ya preguntaste su fecha de nacimiento, ¿para que preguntar la edad?, ya que el sistema de formularios deberá estar en capacidad de calcular la edad por «debajo» de acuerdo a la fecha de nacimiento.

Definir adecuadamente los tipos y preguntas facilitará enormemente el diligenciamiento del formulario, así como el posterior análisis de los resultados.

Esta definición se logra entendiendo el tipo de preguntas ya sean, cualitativas, cuantitativas, cerradas o abiertas.

Define la Estructura de las Preguntas y Formulario

Definir la estructura de como se realizará un formulario, ayuda a entender a la persona de forma sencilla sobre que le están preguntando, es por ello que siempre se recomienda que la primera sección o grupo de preguntas sean los datos personales del la persona encuestada o del encuestador, aunque con plataformas como LimeSurvey la captura de datos del encuestador se pueden omitir.

Lo mismo pasa con las preguntas, como se menciono en el punto anterior, la definición del tipo de preguntas ayuda a definir la estructura de la misma, si son preguntas de selección múltiple, lista desplegable, fecha, texto libre, etc. Las preguntas de género, ciudad, edad, hijos, estado civil, son un claro ejemplo de preguntas con respuestas predefinidas que podrán ser usadas en una lista desplegable, o las preguntas de «Tipos de Enfermedades que padece», es un ejemplo de preguntas de selección múltiple.

Definir una estructura no solo ayudara a diligenciar más rápido un formulario, si no a su propia compresión y curva de aprendizaje menos inclinada.

Establece Condiciones Siempre que se Pueda

Las condiciones ayudan enormemente a un rápido diligenciamiento del formulario, y depende directamente de la estructura propia del mismo, por ejemplo, si la persona elige que tiene 0 hijos, no es necesario preguntarle el nombre de ellos, hemos evidenciado que este es un problema común en las personas que elaboran formularios, no definir las condiciones.

LimeSurvey tiene posibilidades de crear este tipo de condiciones, desde sencillas como el ejemplo anterior, como avanzadas que tienen en cuenta resultados propios de otras preguntas anidadas (Formularios Progresivos).

Usa Plantillas Limpias, Modernas y Adaptables

Los antiguos formularios estaban diseñados para ser diligenciados desde computadoras, los nuevos deben de estar en capacidad de adaptarse a diferentes tamaños de pantalla, funcionar fuera de línea o en línea, y ser muy limpios sin mayor interferencia visual, usar distintos colores, tipos y tamaños de fuente solo es aplicable para formularios de perfil psicológico o de niños.

Siempre ponerse del lado del usuario final ayudará a comprender su experiencia y satisfacción durante el diligenciamiento.

Extra – Respeta la Protección de los Datos Personales

Si usas plataformas simples, recuerda siempre restringir el acceso a las estadísticas y no dejarlas públicas, así como pedir el consentimiento al usuario para poder registrar su información, dejando las reglas claras para evitar futuros incidentes legales.

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